用 ChatGPT 打造 AI 团队：管理多个 AI 员工的实战流程

当任务变复杂时，不要追求一个万能 AI，而是管理一个能分工合作的 AI 团队

基本信息

来源：电脑玩物 Esor Huang
发布时间：2026-06-14
类型：实战教程
工具：ChatGPT 专案功能（同样适用于 Gemini Notebook、Codex、Claude Code）

核心观点

1. 从单一助手到 AI 团队的转变

核心洞察：一个单独的 AI 讨论串很难成为万能助理。当任务变复杂时，需要把 AI 拆成一个有分工、有共识、有复盘的工作团队。

问题根源：

单一讨论串混杂了混乱的、反向的、不同情境的记忆和经验
AI 处理时容易出问题
长期专案需要企划员工、分析员工、报告员工、图解员工等不同角色

2. AI 团队的三层架构

PM（项目经理）：

不直接做所有成果，而是负责建立专案和工作规则
研究主题背景、整理专案目标、釐清受众与痛点
持续迭代更新专案知识与规则

专业助理：

一个任务一个助理，处理特定成果
例如：大纲助理、简报助理、图解助理、文案助理
每个助理只专注自己的工作，不混淆流程

反思者：

提出不同意见、自由发散思考
接收其他员工的工作状态，但不混在主线流程中
例如：唱反调的 PM、相反方向规划的大綱助理

3. 团队协作的核心机制

共同记忆：

透过「专案指令」建立所有员工的目标规则
利用「资料来源」管理现阶段必备资料
透过团队的「记忆」让不同助理可以互相参考

互通有无：

简报员工可以去找课程规划员工的大纲做简报
图解设计员工可以看简报员工的简报设计搭配图解
只需一句话指定聊天串去抓资料即可

分支功能：

从 PM 分支出不同讨论串
新讨论串继承 PM 的知识与观点
但各自学习独立的特殊技能

4. 六步实战流程

第一步：训练专案 PM

不是马上做簡報或寫文案，而是先釐清專案目標、核心知識、真實問題
利用 ChatGPT 的搜尋研究、Deep Research 功能進行資料蒐集
只把「未來所有團隊成員都要知道的」資料存入資料來源

第二步：从 PM 分支出专业助理

使用「在新聊天中分支」功能
新助理继承 PM 的基础知识
各自学习独立技能（课程规划、简报制作、图解设计等）

第三步：让助理互通有无

每个员工都具备分支自 PM 的基础目标和观点
每个员工有自己独立的特殊技能
员工可以互相调用彼此的成果

第四步：持续更新专案指南

运作五六轮后，让 PM 做规则总结
回顾基本知识、已处理任务、有效流程、需要微调的地方
让 PM 做自我分析，找出盲点并用 Deep Research 补齐

第五步：建立协作流程

PM 持续研究核心知识
大纲助理向 PM 取经
简报助理向大纲助理索取架构
图解助理向多个助理学习和取得资料

第六步：加入反思者

在新聊天串中统整当前知识，但采取批评者角度
不同简报风格的反思者、不同规划的竞争者
好用就升级为正式员工，不需要就删除

5. 核心价值与效益

长期价值：

不用一直重教 AI
可以建立长期的、多任务的工作流程
每个助理都有自己的经验积累

协作优势：

任务不互相干扰
根据共同规则保持一致
可以从其他助理获取最新知识
各自累积任务经验
回到专案规则持续更新

普适性：

一般人不需要很复杂的 Agent 系统
利用 ChatGPT 专案或 Gemini Notebook 就能做出简化版 AI 团队

实操内容保留

简化流程（适合一般人）

1. 建立一个专案空间（例如 ChatGPT 专案）
2. 先训练一个 PM
   - 让它研究专案目标、资料、背景、使用者需求与痛点
3. 建立不同任务讨论串，先跑一轮任务
   - 例如：大纲助理、简报助理、图解助理、文案助理
4. 请 PM 做第一次复盘
   - 整理专案知识、任务流程、共通规则
5. 让不同助理根据专案规则完成任务
   - 每个助理只专注自己的工作
6. 定期请 AI 做总结与规则更新
   - 每做完一两轮工作就复盘

ChatGPT 专案功能关键操作

分支讨论串：

在对话下方选择「…」－「在新聊天中分支」
之前的讨论、记忆都会直接带入新聊天

新增到资料来源：

在聊天串回答下方点击「新增到资料來源」按鈕
只保存所有团队成员都需要的知识

让助理互通有无：

简单一句话：「把专案聊天串中某某题目的简报大纲做图解」
AI 会自动找出其他助理的成果

实战案例：防彈筆記法企業內訓 AI 助教團隊

PM 的任务：

研究防彈筆記法相關資料
收集使用者回饋與真實案例
分析企業職場常見筆記痛點
比較其他筆記方法
理解企業內訓需求

课程大纲助理的任务：

根据 PM 建立的知识
参考企业提出的痛点需求
设计有效的企业内训课程大纲

简报助理的任务：

学习特定简报风格和版面设计
参考课程大纲助理的架构
结合自己的简报经验完成 PPT

图解助理的任务：

训练特定图解风格
参考 PM 的核心方法论
参考简报助理的大纲设计图解

原文精彩摘录

关于 AI 团队的本质

“善用 AI 工具內建的功能，讓這些員工有共同記憶，可以彼此互通資訊，但又各自懂得「自己應該專注的事情」，能夠掌握專案方向、參考其他員工經驗，卻聚焦自己專屬的工作邏輯。”

“我們就想像成，真的有一個「AI 團隊」，裡面每個員工（聊天串）坐在共同辦公室，彼此可以轉個頭就互通有無，並把自己做的成果，交給下一個夥伴去處理。“

关于训练 PM

“我把這個過程比喻為我在訓練一個「懂得這個專案在做什麼工作，應該怎麼工作」的 AI 助手。“

关于资料来源的使用原则

“但我會審慎使用，只有當這份資料真的是「未來所有團隊成員都要知道的」，我才會存入資料來源。”

“舉例來說，如果我規劃了一個「某某企業專用的課程大綱」，這個大綱只有針對那個企業有用，其他團隊成員不一定需要知道，那就不要存入專案資料來源。但我在進行了幾次企業課程後，把這幾次課程的大鋼統整成一個「最完整版企業內訓課程大綱」，那麼我就存入專案資料來源。“

关于长期工作流程

“我在使用 AI 時很少是一次性的問答，而是在一段長期的工作流程中持續跟某一個 AI 員工互動，我帶著這個 AI 員工分析資料，讓這個 AI 員工先產出任務成果草稿，我的修正與調整也更新回去讓 AI 員工知道之後應該怎麼做。“

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